Merci d’avoir accepté le rôle d’animateur de soirée pour la prochaine soirée du club
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INSTRUCTIONS :
1) Passer en revue le programme de la prochaine soirée prérempli par le VPE
https://montpellier.mytoastmasters.club/prochaine-reunion. S’il manque des rôles, contacter les membres qui n’ont pas de rôle pour leur en suggérer un.
2) Compléter le programme de soirée (juste après la soirée précédente)
Pour passer en mode édition, suivre la procédure suivante :
– Clique sur « Connexion » pour te connecter
– Une fois connecté, clique sur Toastmasters Montpellier dans le menu du haut pour accéder au dashboard.
– Enfin clic sur le lien « Edit Signups » qui se trouve dans le premier bloc du dashboard.
3) Relancer les orateurs
– Relancer si besoin les orateurs pour qu’ils se connectent au site et remplissent les informations sur leur discours :
– les titres des discours
– le pathway, le niveau et le numéros de projets de discours.
– quelques mots sur eux pour pouvoir les présenter + des précisions sur l’objectif de leurs projets + le temps de leur discours
Les discours doivent être présentés dans l’ordre (1, 2, 3, etc).
– Leur rappeler d’imprimer la fiche d’évaluation sur Pathways à remettre à leurs évaluateurs.
4) Imprimer (J-1)
Imprimer avant la soirée la feuille de soirée définitive sous PDF (20 exemplaires), si la soirée se passe en présentiel. Pour cela aller à nouveau dans le dashboard et cliquer sur « Agenda Print ».
5) Envoyer le programme (au plus tard le jour J)
Envoyer le programme de soirée définitif à tous les membres, au plus tard le lundi, par mail :
Pour se faire sur le site internet :
– Une fois connecté, clique sur Toastmasters Montpellier dans le menu du haut pour accéder au dashboard.
– Enfin clic sur le lien « Agenda Email » qui se trouve dans le premier bloc du dashboard.
Ne pas oublier de rappeler le jour, l’heure (19h30) et l’adresse si cela se passe en présentiel.
+ rappeler aux membres d’apporter quelque chose pour l’apéritif
, si la soirée se passe en présentiel.
Ex:
« Bonjours à tous,
J’ai le plaisir de vous rappeler notre soirée de rentrée Toastmasters qui se tiendra ce soir au 14 rue durand montpellier – 34000 MONTPELLIER
– ouverture des portes : 19h00
– début de la séance : 19h30
… »
6) Avant le début de la soirée :
Venir en avance, vers 19h15 si tu peux
préparer pour chaque personne et à poser sur les chaises, un lot composé de : la feuille de soirée + les feuilles d’évaluation (que tu; trouveras dans le cabas gris (demander à José) + la fiche « meilleure improvisation » + fiche « meilleur discours » + fiche « meilleur évaluateur ». Cela se fait avec l’aide de l’huisser.
7) Durant la soirée
En introduction de soirée, je te propose en ta qualité d’animateur de te présenter rapidement et de dire quelques mots sur ton parcours Toastmasters.
• En quoi Toastmasters t’a fait évoluer ?
• Ce qui te plait au Toastmasters?
• Quel est ton objectif au Toastmasters ?
Si tu souhaites introduire d’une manière différente ou si tu veux donner un thème particulier à ta soirée, il n’y a pas de souci. Penses aussi qu’il y aura sûrement des invités dans le publique, et entant qu’animateur de soirée n’hésite pas à leur adresser quelques mots, surtout sur ce que c’est Pathways. Tu es leur guide pour la soirée, donc c’est important de leur présenter le déroulement et les accompagner.
Animer la soirée et présenter les orateurs. Le Président ouvre la soirée et il présente les invités. Puis il te passera la main pour que tu présentes le programme de la soirée en quelques mots. (exemple : la soirée se déroule en 3 temps : une partie « improvisation », les discours et la partie « Evaluation ») . Ne pas oublier de faire un check à chaque personne qui se présente devant l’auditoire.
Ensuite tu suis la feuille de soirée :
– présentation du theme de la soirée si tu en as choisi un, appel du maître du temps, appel du grammairien … Quelques précisions:
– A la fin de la session des improvisations, le maître des improvisations rappelle le nom des improvisateurs pour le vote de la meilleure improvisation. C’est à l’Animateur de récupérer les petits papiers pour le vote et de les remettre à l’Evaluateur des improvisations. C’est l’Evaluateur des impro qui comptabilise les votes pour la meilleure improvisation et remet le résultat à l’Animateur.
– Appel par l’Animateur des orateurs pour la session des discours préparés :
Très important: Le rôle de l’Animateur est d’amener les orateurs à prendre leur place sur la scène:
– Avant le discours, présenter chaque orateur en quelques mots.
– Rappeler le numéro de projet de discours ainsi que l’objectif à atteindre,
– Donner le titre du discours.
– Rappeler à l’assistance la petite feuille d’évaluation à remplir pour évaluer. Important : rappeler avant le discours que le « feed-back » (retour) du discours doit être fait par rapport à l’objectif du discours.
– Après chaque discours, laisser à l’assistance le temps de compléter la fiche d’évaluation (1min)
– A la fin de la session des discours préparés, l’Animateur rappelle le nom de tous les orateurs qui sont passés. Il demande au public de voter le meilleurs discours. L’animateur récupère les votes pour les remettre à l’Evaluateur général. C’est l’Evaluateur général qui comptabilise les votes pour le meilleur discours. Il remet les résultats à l’Animateur. Il y a vote seulement s’il y a plus de 2 discours
– Pause : l’Animateur controle le temps de pause en coordination avec le maître du temps. C’est à l’Animateur d’annoncer la fin de la pause.
– Après la pause, l’Animateur reprend la parole pour passer la main à l’Evaluateur Général : session des évaluations. L’Evaluateur général appelle son équipe d’évaluateurs, en suivant la feuille de soirée. L’Evaluateur général rappelle le nom des évaluateurs des discours préparés, à la fin de la dernière évaluation de discours. L’Animateur récupère les votes pour voter le meilleur évaluateur. C’est à lui de compter les votes. Suite au compte rendu des roles techniques (maitre du temps et grammairien), l’Evaluateur général présente son évaluation générale de la soirée.
– Conclusion de la soirée : l’Animateur reprend la main pour la remise des rubans, les photos et les remerciements. L’Animateur annonce « le meilleur évaluateur de discours ».Il remet les rubans : au meilleur improvisateur + au meilleur orateur (discours préparé) + au meilleur évaluateur.
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Adresse email des membres:
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https://montpellier.mytoastmasters.club/liste-des-membres
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N’hésite pas à revenir vers le VPE (Marc) si besoin.
Merci de le tenir au courant si tu as des nouvelles des participants (désistements, etc.)
Voici deux vidéos pour te donner quelques conseils sur ton rôle :
1/ PREPARER SON RÔLE
2/ 8 ASTUCES POUR BIEN TENIR SON ROLE